Projectmanagement wordt volwassen

Het stelselmatig falen van IT-projecten lijkt eindelijk voorbij

Jarenlang lukte het maar niet om het mislukken van IT-projecten te stoppen, maar voor het eerst sinds tijden blijkt nu het cijfer van falende projecten gedaald. Wat is er gebeurd?

Het lijkt erop dat de almaar stijgende lijn van falende IT-projecten eindelijk is doorbroken. Een onderzoek van het Project Management Institute ziet een daling van het aantal bedrijven dat zegt in het laatste jaar een IT-project te hebben meegemaakt dat niet op tijd werd afgerond, niet binnen het budget bleef of niet de gewenste vooraf gestelde doelen bereikt.

Behalve dat het percentage bedrijven dat falende IT-projecten meemaakt voor het eerst in vijf jaar daalt, blijken ook de kosten ervan te dalen. Voor elke miljard dollar dat geïnvesteerd wordt in projecten en programma's werd in 2016 97 miljoen dollar verspild. Dat was in het jaar ervoor nog 122 miljoen dollar.

Projectmanagement wordt volwassen

Wat is er veranderd? Volgens Mark Langley, CEO van PMI, komt het doordat organisaties volwassener omgaan met projectmanagement, en meer gericht zijn op het ontwikkelen en realiseren van winst en voordeel in plaats van het sturen op kosten, tijd en middelen. Met andere woorden: een project wordt nu succesvol geacht als de voordelen voor de business worden gerealiseerd, en niet zozeer als de technische afronding binnen tijd en budget wordt gerealiseerd.

Dat is ook precies hoe Be Ready tegen project management aankijkt. Recent is een complex IT project bij Agentschap Telecom live gegaan. Het project dreigde te mislukken, maar is in 6 maanden vlot getrokken door een andere projectmanagement aanpak. Be Ready heeft de focus in het project kunnen verleggen naar waarde creatie. Door Agile Scrum te gaan werken werd de business direct betrokken en mede verantwoordelijk voor het resultaat. Een cross functionele aanpak blijkt goed te werken.

"We zien dit als een trend - in het verleden dachten organisaties pas aan het ontwikkelen en realiseren van voordelen op het moment dat het project werd afgesloten. Maar nu zien we dat ze daar al vanaf de start naar kijken en dat gebruiken als maatstaf of het project geslaagd is of mislukt", zegt Langley.

Veel van die verschuiving is het resultaat van digitale convergentie, zegt Patrick Tickle, directeur bij Planview, dat eveneens jaarlijks onderzoek doet naar dit onderwerp. In de laatste jaren vervagen de grenzen tussen business en IT, en projecten worden steeds meer cross-functioneel, zegt hij.

Digitale verandering

"De digitale convergentie overbrugt het gat tussen business en IT. Jarenlang hebben we gesproken over een betere samenhang tussen IT en de strategische bedrijfsdoelen, en nu is het dagelijkse kost. Dat dwingt IT - en de projectmanagers - om meer aandacht te schenken aan planning en priotisering en daardoor vooral inspanningen te leveren voor projecten die werkelijk van belang zijn voor de onderneming", zegt Tickle.

"Het is een beetje anekdotisch maar de buzz rond planning en prioritering is in de laatste paar jaar toegenomen en ik merk dat als ik praat met klanten. Iets anders wat ik zie is dat organisaties het aantal projecten die ze opnemen verminderen, om zo meer bewust de focus te leggen op die projecten die de grootste impact en ROI hebben", zegt Tickle.

In plaats van het oprekken van middelen en budgetten om bijvoorbeeld 75 projecten aan te pakken, ziet Tickle nu organisaties juist terugschalen naar de belangrijkste 30 projecten, wat weer positief uitpakt in het succespercentage.

In het onderzoek kwam tevens naar voren dat organisaties die projecten het vaakst succesvol afronden, actief zoeken naar talent in projectmanagement en een agile aanpak hebben in projectmanagement.

Talent

Van de deelnemers aan het onderzoek vindt 32 procent zowel technische vaardigheden als leiderschapskwaliteiten een prioriteit. "Naast technische vaardigheden willen die organisaties leiders opleiden die vaardig zijn in onderhandelingen en het oplossen van conflicten", zegt Langley. "Daarnaast moeten ze niet alleen inzicht hebben in IT, maar tevens in de businessbehoeften en begrijpen wat digitale convergentie is. Projectmanagers moeten weten hoe een project staat tot de markt, de behoefte van klanten en de business en waar daarin de spanningspunten zijn."

Steun van het topmanagement

Actief betrokken managers zijn enorm belangrijk in het welslagen van projecten, vooral in het bereiken van de gestelde doelen en de uitkomst voor de business, zo stelt het onderzoek.

"Die actieve steun is een kritiek onderdeel van succesvolle projecten. Dit zijn vaak de senior-managers of afdelingshoofden die betrokken blijven gedurende het gehele projecttraject. Ze kunnen de waarde van het project communiceren door de gehele organisatie heen. Zij zijn degenen die zorgen voor voldoende middelen en ze kunnen obstakels wegnemen en silo's doorbreken", zegt Langley.

Agile

Organisaties die agile methodologieën en praktijken hanteren in projectmanagement zijn vaker succesvol. Liefst 71 procent van de organisaties in het onderzoek heeft soms of geregeld een agile aanpak in hun projecten.

Dat is een belangrijke verandering voor veel projectmanagementprofessionals en de organisaties waarin ze werken, zegt Tickle, maar het wordt steeds vaker gehanteerd vanwege de duidelijke voordelen in effectiviteit.

"Veel traditioneel getrainde projectmanagementprofessionals denken nog steeds dat agile en samenwerkingstools een bedreiging zijn", zegt Tickle. "Het tegendeel is waar. De uitdaging is dus om projectmanagers anders te laten denken en in plaats van de traditionele 'waterfall'-aanpak voor een andere methode te kiezen. Wat helpt je het beste in het verbeteren van de business, wat is er nodig om het beste wat je hebt in het project te stoppen, ongeacht welke methode je wilt gebruiken?"

Tickle zegt dat die mentaliteitsverandering veel te maken kan hebben met de toename van het aantal succesvol afgeronde projecten, omdat succes niet zozeer gaat om het volgen van strikt gedefinieerde processen, maar meer om creativiteit en wendbaarheid.

"Agile en andere werkmethoden die op samenwerking zijn gericht, zijn geen bedreigingen. Omdat ze niet worden beperkt door de restricties van traditionele leermethoden die projectmanagers gebruiken, zijn ze veel meer in staat om de business erbij te betrekken en de behoefte van de business beter te vervullen", vindt Tickle. "Het gaat meer om de vraagstukken, de uitdagingen en daarbij worden de tools uitgezocht om die het beste aan te pakken."

CIO.NL
 
IT-Projecten