Deltares heeft de afgelopen periode haar ERP-systeem Maconomy geüpgraded. Tegelijkertijd is de inrichting van Maconomy op een aantal punten verbeterd. Maconomy 2.2 ging live op 12 september 2016.
Twann Verhoeven, manager Financiën en Control bij Deltares, in gesprek met Arie Huisman, directeur Be Ready For Change over deze upgrade en optimalisatie van Maconomy.
Open snelweg
“Onze oorspronkelijke inrichting van Maconomy dateert uit de begintijd van Deltares, dat in 2008 ontstond uit een fusie”, zegt Twann Verhoeven. “Er is toen gekozen voor een opzet waarbij het mogelijk bleef dat de units een eigen manier van werken hanteerden. De inrichting van Maconomy leek wel een open snelweg waar ieder zijn eigen weg kiest, met een beperkte vangrail. Het was tijd voor een uniformere manier van werken. Na de upgrade zijn processen gelijkgetrokken en is het credo ‘One way of doing business’. Bovendien moesten we door de internationale groei bij Deltares Maconomy wel op basis van ‘multi-company’ inrichten.”
Nieuwste software
Huisman: “Deltares heeft de upgrade van Maconomy dus ook benut om een aantal knelpunten in de inrichting van Maconomy aan te pakken. Maar was de keuze om met Maconomy door te gaan al eerder gemaakt?” “Aan het begin van het project hebben we serieus overwogen om over te stappen op een geheel nieuw ERP-systeem,” antwoordt Verhoeven. “Een aantal knelpunten en technische issues in de oorspronkelijke opzet hebben we aan Deltek, de leverancier van Maconomy, voorgelegd. De nieuwste software en een gewijzigde inrichting losten deze issues gelukkig allemaal op. Zo viel het besluit om door te gaan met Deltek en de upgrade daadwerkelijk uit te voeren. Het bleek mogelijk de manier van werken van Deltares hier en daar aan te passen aan Maconomy, om zo dicht mogelijk bij de standaard te kunnen blijven. Dat brengt direct kostenvoordelen met zich mee qua bouw van extensions en onderhoud van Maconomy.”
Directe aanleiding en doelen
Het feit dat Deltek de versie Maconomy X1 niet langer ondersteunt was voor Deltares de directe aanleiding voor het project. Daarnaast zijn er een aantal doelstellingen te realiseren:
- Compliancy-eisen en -wensen, internationalisatie;
- Operationele efficiency, een manier van werken, in controle zijn;
- Standaardisatie en uniformering van rapportages en analyses;
- Digitalisering van formulierstromen;
- Vergroten gebruikersgemak.
Verhoeven is optimistisch gestemd: “Ik kan wel zeggen dat we de doelstellingen zullen gaan halen.”
Aanpak en project governance
Deltares heeft gekozen voor een projectopzet met veel eigen mensen. “We wilden zelf graag in de lead blijven,” zegt Verhoeven. “Daarbij zijn we geholpen door PwC, die ook in de stuurgroep een goede rol had in het waarborgen van de kwaliteit van het project. Daarnaast heeft een solution-architect van Deltek meegedacht over de nieuwe inrichting. Deze opzet werkte goed voor ons.”
Be Ready For Change - Todis
Huisman: “Toch hebben jullie gezocht naar versterking van het team.” “Inderdaad,” geeft Verhoeven toe. “We hebben de mensen in huis om een dergelijk project zelf uit te voeren en te implementeren. We kennen Maconomy goed en weten precies waar de knelpunten zitten. Maar bij een upgrade naar een nieuwe versie komt net iets meer kijken. Bovendien is de beschikbaarheid van Maconomy-consultants in de Benelux beperkt. Daarom hebben we verder gekeken voor inhoudelijke ondersteuning van Be Ready For Change. Be Ready For Change was al betrokken bij de initiële implementatie in 2008. Inmiddels is er een samenwerking tussen Be Ready For Change en Todis uit Polen, wat voor ons een perfecte combinatie is gebleken. Het kennisniveau van de consultants uit Polen is bijzonder goed. Het zijn erg ervaren consultants met veel Maconomy-migratie en –upgrade-ervaring. Dat gaf ons veel vertrouwen. Bovendien kregen wij sterk concrete adviezen over de inrichting van Maconomy in onze situatie. De consultants staan voor kwaliteit en ze controleren hun werk. Ze zijn gedreven en gecommitteerd. Het moet goed zijn en afspraak is afspraak.” Verhoeven vindt dat prettig werken. “Ik durf wel te stellen dat we een beter product hebben gekregen door hun betrokkenheid.” Huisman: “Dat is ook precies de reden voor de samenwerking. De kwaliteit-prijsverhouding die we vanuit onze samenwerking kunnen bieden is denk ik heel aantrekkelijk voor Maconomy gebruikers.” Verhoeven: “Ik zou andere Maconomy-gebruikers zeker aanraden het gesprek aan te gaan met Be Ready For Change.”
Lessons learned
Verhoeven hoeft niet lang na te denken over lessons learned: “Er zijn altijd zaken waarvan je achteraf denkt: dat had beter gekund. Niet zozeer technisch, maar vooral in de communicatie en implementatie. In ons geval bijvoorbeeld de nieuwe standaardoverzichten en rapportages. De gevolgen van het anders inrichten van Maconomy hadden we nog beter kunnen communiceren. Indien bijvoorbeeld cijfers in overzichten anders geïnterpreteerd dienen te worden omdat er met kostprijs in plaats van billingprijs wordt gerekend, moet dat wel heel duidelijk zijn voor gebruikers. Projectleiders moeten de cijfers kunnen herkennen waardoor het vertrouwen weer ontstaat. “
Klaar voor de toekomst
Huisman: “Ik ben wel benieuwd naar de verdere plannen met Maconomy. Is de implementatie nu volledig afgerond?” Verhoeven: “Voor de korte termijn zullen we nu via de samenwerking Be Ready For Change–Todis twee standaard Maconomy add-ons implementeren. De banking module om automatisch bankafschriften te verwerken en af te letteren binnen de standaard van Maconomy, en de e-Invoicing module om uitgaande elektronische facturen en bijlagen in elk gewenst formaat (pdf, xml, ubl, Digipoort, etc.) naar een klant te kunnen sturen. Daar verwachten we op korte termijn nog een behoorlijke efficiency-slag te kunnen maken.” Verhoeven vervolgt: “Op de wat langere termijn (2017) willen we veel meer inzetten op process-mining en data-mining, om de business nog beter te voorzien van relevante rapportages, trends en inzichten. Gezien de groei die Deltares doormaakt is dat ook wel nodig. Daar hebben we onze masterdata en projectlabels op aangepast, dus dat kan nu ook. Maar dat vraagt wel eerst om ‘meer kilometers in de vingers’ met Maconomy. Data dient wel beschikbaar te zijn.”
Zeer tevreden
Verhoeven sluit af: “We zijn zeer tevreden over het verloop van het project en de keuzes die we gemaakt hebben met Todis. We hebben binnen budget en met een kleine vertraging van enkele weken Maconomy geoptimaliseerd en gemoderniseerd. Het ERP-systeem van Deltares is weer up-to-date en klaar voor de toekomst. De samenwerking met Be Ready For Change-Todis geeft ons meer keuzevrijheid als het gaat om het inhuren van Maconomy-expertise. Daar zijn we blij mee. ”
